Ставите собі ПИТАННЯ ЯКІ КУПИТИ КАНЦТОВАРИ АБО ЯК ЇХ ВИБРАТИ?
У даній статті мова піде про те, як оптимізувати витрати на канцтовари в офісі. На моїй практиці, я бачу як компанії витрачають свої гроші і не замислюються про те, що видаткова частина із закупівлі канцелярії і госптоварів – це величезна складова витрат офісу. Тому спільно з сайтом канцтоварів та офісного приладдя
https://vanco.com.ua/ вирішили поділитися досвідом і постараємось даною статтею допомогти вибрати правильно товари і дамо кілька рекомендацій по контролю основних позицій
ВИБІР ЗА ЯКІСТЮ І КІЛЬКІСТЮ.
Тут таїться безліч підводних каменів, так як асортимент товарів для офісу можна сказати нескінченний. Але, для початку пропоную визначити для себе, яка Ваша Компанія, тоді Ви зможете ставити цілі і планувати бюджет по забезпеченню офісу … Далі мова піде про комерційні приватних організаціях. Для себе я виділяю кілька типів компаній:
Сімейного типу офіс до 5 осіб в команді –
Сімейного типу (невелика компанія від 5 до 15 осіб) –
Середня компанія від 15 до 50 осіб –
Велика компанія понад 50 осіб (офіс + виробництво + філії …)
Якщо Ви знайшли себе, виходячи з перерахованих вище критеріїв, тоді можемо продовжувати.
Так ось:
– Якщо Ви Сімейна компанія з офісом до 5 осіб в команді, і справи у Вас йдуть добре, Вас люблять клієнти, Ви вирішуєте їх проблеми і завдання … в такому випадку Ваша мета забезпечити офіс канцелярією якісної, перевіреної і надійної, і природно без будь або переплат. Чому це відбувається саме так? Так, тому, що – це СІМ’Я і в компанії все один про одного піклуються і довіряють один одному, перебуваючи в горизонтальній площині взаємовідносин всередині компанії. Тобто немає вертикальної адміністративної жорсткої ієрархії, де зазвичай начальник або директор купує для себе дорогі речі, а співробітникам дешеві. У такій компанії зазвичай закупівля канцтоварів не займає багато часу і зводиться до того, що в 1-й раз купується базова потреба офісу, можливо з невеликим запасом 5-10% і всі наступні замовлення виробляються в основному за планом – раз в 2-3 місяці . Контроль за витратою зазвичай не ведеться і ніхто не тягне додому всякі канцелярські дрібниці. Зазвичай при якісному підборі канцелярії для такої компанії, бюджет на одну закупівлю може становити до 40-50 $ з урахуванням офісного паперу (привожу ціну в доларах, так як стан валютного ринку України вкрай нестабільно).
– Якщо Ви Сімейна компанія від 5 до 15 чоловік, і справи у Вас йдуть чудово, тоді я так розумію, що Ваша компанія вже має сформовані невеликі відділи, які окремо вже замовляють для себе офісні витратні матеріали та інструменти. Тут вже потрібно починати контролювати процес, в уникненні перевитрати коштів компанії, так як співробітники, які я думаю досить навантажені власними обов’язками не завжди готові приділити увагу на те, що є, чого не стало і що знадобиться в найближчому майбутньому … це все швидкість сучасного життя і інформаційних потоків, з якими ми стикаємося щодня на кожному кроці. Тому, Ваша задача не допустити перевитрата коштів компанії і контролювати основні позиції: – калькулятори, дироколи, степлери, настільні підставки і лотки, кошики для паперів, ножиці – ці позиції зазвичай використовуються роками і не вимагають постійного оновлення … Для цього можна просто оформити табличку в Excel з розбивкою по відділам і співробітникам з переліком закріплених за ними канцелярським приладдям. І тоді, під час вступу заявки, Ви завжди зможете побачити який відділ не дбає про збереження речей. Тоді можна запитати у відділу про необхідність замовлення даного товару, можливо він вийшов з ладу або загубився, і прийняти рішення в ту чи іншу сторону. Так само хотів би звернути Вашу увагу на те, що на 15 осіб витрата офісного приладдя вже досить великий в розрізі місячного і річного бюджету. Тому, в даній ситуації дуже актуально буде знову поставити цілі щодо забезпечення офісу і розділити вже на 2-3 рівня: для адміністрації компанії; для співробітників; і якщо є виробництво або склад – це 3-й рівень якості та умов використання. Все це допоможе Вам оптимізувати витрати грошових коштів компанії, купуючи якісні товари на тривалий термін. Так Так! Час теж грає значну роль! Час, який Ви витрачаєте на оформлення замовлення і час служби канцелярського приладдя – це в 1-у чергу Ваш час, а також час і кошти компанії, яка не повинна витрачати свій найдорогоцінніший ресурс на обміни, повернення та рекламації своїм партнерам і постачальникам. Повторюся, звертайтеся до фахівців в даній області і Вам завжди допоможуть підібрати саме Ваш варіант, так як дешево – це не якість, а дорого – це теж не завжди якість! Біжіть від продавця, який продає найдорожче або найдешевше, не вникаючи в Ваші побажання і потреби !!! Шукайте сервісну компанію, а не продавця канцтоварів !!! Так само хотів торкнутися бюджету витрат по офісним товарам, для компанії до 15 осіб. Знову ж при якісному підборі канцелярії бюджет на одну закупівлю може варіюватися від 80 до 150 $ все так же з урахуванням витрат офісного паперу, і періодичність закупівлі може бути в періоді 1,5-2,5 місяці, в залежності від діяльності компанії.
Якщо ж Ви ростете і штат Вашого підприємства від 15 до 50 осіб – це вже компанія середнього розміру, яка постійно зростає і розвивається. Тут потрібно використовувати вже інший принцип і підхід до закупівлі товарів для офісу. Візьмемо наприклад нового співробітника або навіть декількох, адже співбесіди і потік бажаючих працювати в Вашому офісі не вичерпуються … Так ось, щоб уникнути проблем з керівництвом, даремно не витрачати свій дорогоцінний час на строкову покупку канцелярії для робочого місця нового співробітника, а так само якісно адаптувати нового співробітника в офісі, рекомендую завжди мати в офісі 2-3 нових комплекту канцелярського приладдя, список даних приладдя опишу вже в наступній своїй статті, не буду описувати, так як це дійсно повноцінна велика стаття. Ще один важливий момент в життєдіяльності офісу – це Ви, офіс-менеджер, який відповідає як за зовнішню, так і за внутрішню комунікацію між співробітниками і партнерами. Навантаження не мала, часу завжди не вистачає! І ось саме тут важливо мати власного помічника – сервісну компанію щодо забезпечення офісу всім необхідним і купувати все в одному місці. Цим Ви звільните до 20-25% свого часу, будете завжди ефективні і результативні! Ви зможете максимально добре відбудувати процеси взаємодії всередині компанії, зможете зростати і розвиватися, а не витрачати час на пошуки тієї чи іншої речі, яка терміново знадобилася в офісі … Найкращий варіант – це оформити заявку в грубій формі, по типу: – папір – 10 ящиків; – ручки автоматичні – 50штук; – олівці прості – 20 штук …. І скинути на кілька сервісних компаній (5-6 компаній буде найкраще), вказавши портрет своєї компанії по типу: – 35 осіб, відділи такі-то – по 5 чоловік + виробництво … людина + склад … людина. Хороша сервісна компанія завжди знає, що робити з такими списками і замовленнями, а ось звичайні продавці постараються продати або подорожче або дешевше, знову-таки не вникаючи в Ваші потреби та проблеми … Далі, визначаєте 3 компанії, які максимально для Вас підходять і зв’язуєтеся вже за умовами і термінами доставки в офіс, підписання договору (все, що важливо для Вас) … потім оформляєте пробний невелике замовлення для тесту, якщо все в порядку – підписуйте договір і вишиковуйте відносини зі своїм менеджером. Чим краще відносини, тим приємніше працювати! За оптимального бюджету на одну таку закупівлю для періоду 1-2 місяці, компанія від 15 до 50 осіб може витрачати від 300 $ до 500 $, з урахуванням витрат офісного паперу, який залежить від сфери діяльності Вашої компанії.